Personuppgiftspolicy

Hello World! Ideell Förening, organisationsnummer: 802495-3815 (”Hello World!”) personuppgiftspolicy
Kontaktperson: Maria Arneng
E-post: info@helloworld.se

Generellt

Som ett led i vår verksamhet och med anledning av de allmänna villkor och andra anslutande avtal som du som kund/bokare tagit del av, är det nödvändigt att behandla vissa personuppgifter om såväl de barn som önskar delta i vår verksamhet som barnens vårdnadshavare. För att få delta i verksamheten måste både barnet självt samt minst en vårdnadshavare per barn vara medlemmar i föreningen. Att säkerställa en korrekt och säker hantering av dessa personuppgifter är mycket viktigt för oss. Denna personuppgiftspolicy tillsammans med den information som lämnas i samband med ansökan beskriver hur vi i egenskap av personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifterna i fråga.

Endast vårdnadshavare till ett omyndigt barn som önskar deltaga i vår verksamhet får lämna barnets personuppgifter till oss. Barnet får alltså inte ansöka på egen hand. Vissa uppgifter måste lämnas för att en ansökan ska kunna administreras, för att fullgöra vårt kontrakt med dig eller om det enligt lag är ett krav att förse en myndighet med personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Andra personuppgifter är frivilliga att lämna till oss där vi ber om ditt uttryckliga samtycke som kan återtas när som helst genom att skicka e-post till info@helloworld.se. Vilka uppgifter som är obligatoriska framgår av ansökningsformuläret.
Det finns möjlighet att via helloworld.se anmäla intresse för att få mer information eller att bli kontaktade av oss. Dessa personuppgifter används endast för att kunna tillgodose det anmälda intresset.

Personuppgifter som behandlas

De typer av personuppgifter som vi behandlar är de som du som vårdnadshavare lämnar om ditt barn och dig själv när du gör en ansökan till vår verksamhet, när du uppdaterar eller kompletterar ditt och ditt barns bokningar samt vid andra kontakter med oss.

De obligatoriska uppgifter som vi samlar in avseende dig som vårdnadshavare och i förekommande fall även dig som stödmedlem eller i samband med intresseansökan inkluderar: För- och efternamn samt e-postadress.

De obligatoriska uppgifter som vi samlar in avseende ditt barn inkluderar: För- och efternamn, personnummer, kön, mobiltelefonnummer, adress samt fototillstånd.

I samband med ansökan till vår verksamhet eller vid andra kontakter med oss har du också möjlighet att välja att lämna ytterligare uppgifter om dig och ditt barn, exempelvis om behov av specialkost eller eventuella funktionsvariationer.

Ändamål och syften med personuppgiftsbehandlingen

Vi använder dessa uppgifter för att hålla ett aktuellt medlemsregister och för att vi skall kunna informera våra medlemmar om föreningens verksamhet samt kalla till årlig föreningsstämma.
Vi använder vidare dessa uppgifter för att tillmötesgå intresseansökningar samt för att kunna ta fram statistik kring och analysera verksamheten (våra berättigade intressen). Du kan protestera mot sådan användning av dina personuppgifter när som helst genom att kontakta föreningen enligt ovan. Vi använder också dessa uppgifter för att kunna administrera ansökan till en aktivitet för att kunna kommunicera med dig i saker som rör den verksamhet du anmält ditt barn till och för att komma i kontakt med ditt barn i samband med verksamheten (vårt fullgörande av avtalet med dig).

De uppgifter om ditt barn och dig själv som du väljer att lämna i samband med ansökan till vår verksamhet eller vid andra kontakter med oss, exempelvis om eventuella allergier eller behov av specialkost, samt sådana andra uppgifter om ditt barn som du väljer att lämna använder vi till att kunna registrera ditt barn för en specifik aktivitet, för att vid behov kunna komma i kontakt med ditt barn i samband med verksamheten, för att se till att ditt barn får rätt kost och i övrigt för att säkerställa att ditt barn får en så trevlig och säker upplevelse som möjligt hos oss (vårt berättigade intresse). Du kan protestera mot sådan användning av dina personuppgifter när som helst.

Om personuppgiftsbehandlingen ändras för något av de syften som anges ovan kommer vi att omgående informera dig om sådana ändringar och hur det påverkar dig.

Fotografering under Hello World!s aktiviteter

Samtycke att fota ditt barn på Hello Worlds aktiviteter ges separat när du som vårdnadshavare ansöker till en av Hello Worlds aktiviteter för ditt barns räkning. Som vårdnadshavare kan du välja “Ja” eller “Nej” till fotografering i en rullgardinslista i formuläret. Samtycke till fotografering ges per aktivitet och gäller i tre år framåt.

Samtycket avser användning både i tryckt och i digital form. Användningen gäller publicering och spridning via exempelvis organisationens webbsidor och sociala medier, i annonser, i nyhetsbrev, i broschyrer och annat tryckt material samt pressbilder. Hello World! är inte skyldig att meddela mig när denna medverkan eller publicering kommer att ske.

Genom att samtycka till fotografering godkänner jag följande användningsområden:

Redaktionellt material
Marknadsföringsmaterial
Mitt barns namn
Mitt barns foto (bild där mitt barn finns med)
Film (rörlig bild där mitt barn finns med)
Mitt barns av mig godkända uttalanden i intervjuer
Kontaktuppgifter till mig

Om du som medlem vill dra tillbaka ditt samtycke för samtliga event, kan du när som helst göra detta genom att skicka ett mail till info@helloworld.se.

Personuppgiftsbiträden

De personuppgifter som vi behandlar om dig och ditt barn kan komma att lämnas ut till bolag med säte exempelvis i Sverige eller USA, som Hello World! anlitar för att utföra tjänster åt Hello World!, exempelvis IT-tjänster som hosting, kommunikationstjänster via Salesforce, Slack, Trello Inc och övriga tjänster som behövs för att kunna bedriva verksamheten. Dessa så kallade personuppgiftsbiträden kan då komma att behandla personuppgifterna i enlighet med de instruktioner som Hello World! lämnar, och är skyldiga att behandla personuppgifter utifrån samma säkerhetsnivå som Hello World! behandlar uppgifterna.

I samband med ansökan till Kids Hack Day behandlas personuppgifter av Confetti Technology AB (vänligen se "Köpvillkor") och Confetti är således ansvarigt för sådan personuppgiftsbehandling enligt dataskyddsregler och policys tillämpliga på Confetti.

Säkerhet i samband med behandlingen

Vi ser till att använda de säkerhetssystem som krävs för att hålla dina personuppgifter konfidentiella och säkra från obehörig åtkomst, obehörigt röjande till någon annan samt andra risker förknippade med otillåtet personuppgifts röjande. Hello World! ska vidta tillämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa detta samt regelbundet uppdatera och testa säkerhetssystemen. Personal på Hello World! ska vara informerade om hur personuppgiftsbehandlingen ska ske enligt Personuppgiftslagen (1998:204) och EU:s Dataskyddsförordning (2016/679) (GDPR) och sköta personuppgiftsbehandlingen i förenlighet med denna Personuppgiftspolicy.

Information och tillgång till personuppgifter

Du har rätt att kostnadsfritt få besked om vilka personuppgifter som vi sparat om dig och ditt barn och om du begär det, få rättade eller raderade uppgifter som vi sparat och som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Du har också rätt att be oss överföra dina uppgifter i ett allmänt använt och maskinläsbart format till dig eller en annan personuppgiftsansvarig.

Lagringstider av personuppgifter

Frivilliga, känsliga uppgifter som är lämnade i samband med ansökan till en aktivitet raderas regelbundet av Hello World! för avslutade aktiviteter.
Uppgifter som du lämnat för ansökningar (utöver särskilt lämnade uppgifter för särskild aktivitet) till vår verksamhet samt uppgifter i intresseanmälningar raderar vi enligt vad som uppställs som krav i lag.

Regelbunden registervård och radering av personuppgifter inkluderar

Anonymisering av personuppgifter för personer som varit inaktiva i 3 år.
Radering av anonymiserade kontakter efter 5 år.

Rätten att inge klagomål till tillsynsmyndighet

Om du har klagomål kring personuppgiftsbehandlingen enligt denna personuppgiftspolicy kan du vända dig till Datainspektionen (https://www.datainspektionen.se/)